Op ‘STAP’ in PeopleSoft Campus Solutions

Deel 1 – Praktijkvoorbeeld Inholland Academy

Voor werknemers en werkzoekenden is er misschien nog nooit een beter moment geweest om van baan te wisselen. Eind december 2021 waren er 387.000 openstaande vacatures, waarmee het record van het kwartaal ervoor werd gebroken. De trend zal ook niet stoppen. Tot 2026 zullen er 2 miljoen nieuwe openstaande vacatures bestaan, waarvoor er ongeveer 1,6 miljoen schoolverlaters zijn. Dit betekent dat er een aanzienlijke kloof op de arbeidsmarkt zal blijven bestaan. Dit geldt het meest voor de sectoren onderwijs, ICT, zorg en techniek. Als iemand ooit een van deze richtingen heeft willen kiezen, maar niet de middelen heeft gehad om een opleiding te volgen, is dit het moment om zich om te scholen.

Vanaf 1 maart 2022 gaat de nieuwe STAP regeling van start. STAP staat voor STimulering Arbeidsmarkt Positie. Met deze regeling kunnen werkenden en werkzoekenden een STAP-budget van maximaal € 1.000 per jaar aanvragen voor scholing en ontwikkeling bij opleiders waarvan het aanbod in het STAP register beschikbaar is gesteld. Dit programma staat alleen open voor Nederlandse burgers en specifieke inwoners. Om die reden noemt UWV potentiële STAP-budgetstudenten ‘burgers’. Omdat dit een term is die voor onderwijsinstellingen niet gebruikelijk is zullen wij het in dit artikel hebben over studenten.

De subsidie wordt toegekend aan de opleider waarbij de student het resterende bedrag betaald. Deze regeling vervangt ook de mogelijkheid om studiekosten van de inkomstenbelasting af te trekken. UWV en DUO voeren samen de regeling uit. UWV verzorgt voor de student het aanvraagproces en voor de opleider de financiële afhandeling. DUO beheert het scholingsregister waarin de opleiders met de opleidingen geregistreerd worden die in aanmerking komen voor STAP-budget.

Meer informatie over de STAP regeling:

• https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/leven-lang-ontwikkelen/leven-lang-ontwikkelen-financiele-regelingen/stap-budget
• https://www.stapvooropleiders.nl/

Voor opleiders die willen aansluiten op deze regeling heeft het een behoorlijke impact op diverse processen en systemen. Op hoofdlijnen bestaat dit uit:

• Opleidingen die voor STAP subsidie in aanmerking komen leveren aan het centrale opleidingsregister (RIO) wat door DUO wordt beheerd. Het UWV neemt dit aanbod over in het STAP-register.
• Een digitaal aanmeldbewijs leveren aan de student. Dit bewijs heeft de student nodig om de subsidieaanvraag te starten.
• Optioneel vooraanmeldingen leveren aan het STAP-portaal. Hiermee kan de student tijdens de subsidieaanvraag gemakkelijker de opleiding vinden.
• Verwerken van de inkooporder die door het UWV wordt aangemaakt zodra de subsidieaanvraag van de student is goedgekeurd. En daarnaast ook het versturen van een e-factuur naar het UWV. Deze financiële processen verlopen via de broker “TIE Kinetix”.
• Aanleveren van het bewijs van deelname in het STAP-portaal. Het Bewijs van deelname is de terugkoppeling aan UWV over het resultaat van de student van de betreffende opleiding.

Er zijn meerdere oplossingen mogelijk om dit binnen Campus Solutions te faciliteren. Recent hebben wij nog voor de MBO instellingen in samenwerking met DEUG en Oracle de bestaande RIO functionaliteit in Campus Solutions uitgebreid zodat zij ook voor opleidingen het STAP kenmerk mee kunnen geven. Deze instellingen leveren al geautomatiseerd naar RIO en kunnen hierdoor dus eenvoudig aan deze eis voldoen. Deze functionaliteit is opgeleverd in PUM24 als onderdeel van RIOv3 die op 8 februari 2022 is uitgekomen.

In deel 1 beschrijven we het praktijkvoorbeeld van Inholland Academy en hoe zij tot aansluiting op STAP regeling zijn gekomen voor een aantal van de processen. Samen met CY2 zijn er oplossingen gevonden om nagenoeg alle onderdelen geautomatiseerd te faciliteren in Campus Solutions.

Leveren van opleidingsgegevens

Sinds 2016 maakt Inholland Academy gebruik van ons ontwikkelde “Continuing Education” model waarin “commerciële” onderwijs activiteiten eenvoudig gefaciliteerd kunnen worden. Het model maakt gebruik van de modules Program Enrollment en Campus Events. Hiermee kun je niet alleen eenvoudig onderwijs aanbieden en opleidingsinformatie vastleggen maar ook inschrijvingen verwerken en koppelen met andere modules zoals Campus Community, 3C en Student Financials. Hiermee worden een aantal grote standaard processen en inrichting binnen PeopleSoft CS omzeilt en kan dit ook naast een bestaande inrichting bestaan voor bijv. hoger onderwijs. Lees hier meer over deze functionaliteit.

Om aansluiting te vinden op het RIO register hebben we gebruik gemaakt van Edudex. Dit werd al gebruikt door Inholland Academy voor het aanleveren van opleidingsgegevens voor andere (digitale) afnemers maar nog niet op een geautomatiseerde manier. We hebben de mogelijkheid toegevoegd om additionele benodigde opleidingsinformatie zoals het scholingID (cohort code) beschrijvende velden en URL’s vast te leggen.

Het actuele aanbod en daarbij benodigde gegevens worden verzameld in een aantal basis queries. Dit wordt vervolgens uitgelezen via de standaard PeopleSoft Query Access service (QAS) door een functionaliteit die Inholland zelf heeft ontwikkeld op hun Azure platform. Deze functionaliteit vertaalt de PeopleSoft data naar de juiste XML structuur voor Edudex en genereert een publieke XML feed in de vorm van een REST webservice. Deze feed wordt dagelijks door Edudex ingelezen. Vervolgens verzorgt Edudex dagelijks de volledige transformatie naar het RIO register. De enige eis is dat de minimaal benodigde velden die Edudex heeft vastgesteld worden aangeleverd in de XML feed. Waaronder ook of de opleiding voor het STAP register in aanmerking komt. Edudex heeft een duidelijk informatieblad opgesteld welke hier te vinden is.

Verwerken van inschrijvingen en leveren van aanmeldbewijs

Op de Inholland Academy website is een inschrijfformulier beschikbaar en die leest het actuele opleidingenaanbod uit via dezelfde hierboven genoemde Query Access Service. Hierbij wordt nu een extra kenmerk meegestuurd als de opleiding voor STAP in aanmerking komt. Dit kenmerk wordt als additioneel vinkje zichtbaar gemaakt op het inschrijfformulier.

Nadat de inschrijving heeft plaatsgevonden worden deze automatisch in PeopleSoft CS ingelezen in de vorm van een transactie. Het STAP vinkje wordt als additioneel kenmerk op deze transactie meegegeven als deze is aangevinkt. Vanaf dat moment kunnen we de benodigde administratieve checks uitvoeren en wordt er beoordeeld of de betreffende persoon toelaatbaar is. Als dit heeft plaatsgevonden ontvangt de student automatisch een aanmeldbewijs per e-mail. Stel dat de persoon niet toelaatbaar is, van opleiding wil wisselen of op de wachtlijst komt dan wordt dit ook procesmatig ondersteund. Qua ondersteunende functionaliteit wordt er intensief gebruik gemaakt van 3C en workcenters/dashboards (incl. related content).

Vooraanmeldingen leveren

Tijdens de demo’s van UWV bleek dat het een stuk eenvoudiger wordt voor de student om de subsidieaanvraag te voltooien als de aanmelding al bekend is bij het UWV. Dan hoeft alleen nog maar ingelogd te worden en zie je automatisch alle aanmeldingen staan waarvoor je een aanmeldbewijs hebt gekregen. Als die gegevens er niet zijn dan moet de student zelf gaan zoeken met de informatie uit het verkregen aanmeldbewijs. Daar bestaat een kleine kans dat er verkeerde gegevens ingevuld kunnen worden. We hebben al snel besloten om gebruik te maken van deze functionaliteit om de administratieve fouten tot een minimum te beperken. In dit stadium betekent het wel dat dit nog handmatig geüpload moet worden in het STAP portaal omdat er nog geen webservice beschikbaar is om deze gegevens te leveren.

De administratie ontvangt elke middag via de e-mail een overzicht van alle STAP aanmeldingen van de betreffende dag. Dit overzicht voldoet aan de specificaties van het UWV met alle benodigde velden en kan direct als CSV worden opgeslagen en geüpload in het STAP portaal. Deze gegevens zijn identiek met het aanmeldbewijs.

Subsidieaanvraag en inkooporder verwerken

Zodra de student in het STAP portaal de subsidieaanvraag heeft bevestigd vindt er relatief snel een beoordeling plaats of er aanspraak gemaakt kan worden op de subsidie. Als deze wordt toegekend krijgt de student bijna direct de bevestiging en wordt er een inkooporder naar Inholland Academy gestuurd. Het UWV maakt gebruik van een tussenpartij, TIE Kinetix, die inkooporders en e-invoices via het PEPPOL netwerk kan sturen en ontvangen. Inholland Academy is aangesloten via tussenpartij Trade Interop. Zij verzorgen de koppeling en dus de aansluiting op het PEPPOL netwerk voor Inholland zodat dat de inkooporders bij Inholland terecht komen. De basis hiervoor was al eerder gelegd omdat Inholland al andere inkomende facturen via Tradeinterop afhandelt.

We hebben een functionaliteit ontwikkeld waarmee we geautomatiseerd de inkooporders kunnen inlezen. De bestanden zijn in XML formaat en bevatten ook een base64 gecodeerde PDF die als bijlage wordt opgeslagen. In het bestand bevinden zich specifieke velden zoals studentnummer en scholingsID (cohort code) die weer worden gesplitst in losse velden. Op basis van setup bepalen we ook nog aan welke business unit de inkooporder gekoppeld moet worden. Via deze sleutelvelden kan er terug worden gekoppeld aan de betreffende inschrijving en kunnen we automatisch bepalen dat er een inkooporder is binnen gekomen. Zodra dit gegeven bekend is vindt de definitieve inschrijving plaats en wordt er automatisch een e-mail verstuurd naar de student.

Tot zover en de nabije toekomst

Het volledige STAP proces is hierbij nog niet afgerond en ingericht. In de komende maanden werken we nog hard aan de volgende punten:

• Automatische verwerking van het STAP budget en verrekening met de student in Student Financials. Versturen van een digitale factuur naar de student. Dit betreft een uitbreiding op al bestaande en gebruikte functionaliteit waarin we facturatie geautomatiseerd afhandelen.
• Het versturen van een e-factuur naar UWV. Dit zal via de bestaande koppeling met Trade Interop verlopen waarbij we de e-factuur in Campus Solutions genereren via een nieuw te ontwikkelen functionaliteit.
• Het genereren van het bewijs van deelname in bulk zodat deze geüpload kunnen worden in het STAP-portaal.

Dit zullen we binnenkort verder uit de doeken doen in deel 2! Tot dan, wil je meer weten over hoe je STAP met Campus Solutions kan implementeren in je eigen instelling? Laat hieronder een reactie achter of stuur een e-mail naar Elmer Mackor.